1.Formazione
dei Gruppi di lavoro
1.1
Il Consiglio di Presidenza dell'AIDA formerà Gruppi di lavoro, come
stabilito all'art. 3(e) dello Statuto, al fine di effettuare studi in campi
specifici del diritto delle assicurazioni e argomenti connessi.
1.2 Il Consiglio di Presidenza deciderà l'argomento generale sul
quale il Gruppo di lavoro effettuerà i propri studi.
1.3 Il Consiglio di Presidenza, se lo ritiene, può fissare un limite
di tempo entro il quale il Gruppo di lavoro deve completare i suoi studi.
Tale
limite può essere posposto su richiesta dello stesso Gruppo di lavoro.
2.
Nomina dei Presidenti dei Gruppi di lavoro
2.1
Inizialmente il Presidente di ciascun Gruppo di lavoro sarà nominato
dal Consiglio di Presidenza.
2.2 Qualora il Presidente desideri rassegnare le dimissioni dalla carica,
decada o sia per qualsiasi motivo impossibilitato a compiere i propri compiti,
ovvero qualora il Consiglio di Presidenza intenda revocarne la nomina, il
Consiglio di Presidenza nominerà un nuovo Presidente consultandosi
con i membri del Gruppo di Lavoro.
3.
Membri del Gruppo di lavoro
3.1
Ciascuna Sezione nazionale dell'AIDA avrà il diritto di nominare
propri rappresentanti in ciascun Gruppo di lavoro. Qualora una Sezione nazionale
non nomini tali rappresentanti, il Gruppo di lavoro può, se lo desidera,
nominare membri della Sezione in questione, consultandosi con la stessa.
Il numero dei rappresentanti di ciascuna Sezione nazionale non potrà
essere superiore a tre, a meno che il Presidente non stabilisca diversamente.
3.2 Potranno divenire membri coloro che hanno una conoscenza approfondita
dell'argomento trattato dal Gruppo di lavoro. Inoltre, i membri dovranno
essere persone preparate ad assolvere i compiti normalmente previsti per
gli appartenenti ai Gruppi di lavoro, ivi incluse le relazioni al Gruppo
di lavoro su questioni di suo interesse, le risposte ai questionari inviati
ai membri del Gruppo di lavoro e la partecipazione alle riunioni del Gruppo
di lavoro stesso.
3.3 Oltre ai rappresentanti delle Sezioni nazionali (come previsto al punto
3.l che precede), il Gruppo di lavoro può ammettere membri che abbiano
una speciale preparazione ed interesse all'attività del Gruppo di
lavoro.
3.4 I membri del Gruppo di lavoro rimangono in carica fino alle dimissioni,
al loro decesso o fino a che non siano impossibilitati ad assolvere i loro
compiti, ovvero fino a quando la Sezione nazionale non provveda a sostituirli.
Se un membro si dimette od è impossibilitato ad assolvere i suoi
compiti, verrà nominato un nuovo membro in conformità alle
norme contenute al punto 3.1 che precede.
3.5 Qualora la ricerca del Gruppo di lavoro non abbia una scadenza (punto
1.3 che precede), il Gruppo farà ogni sforzo per far sì che
i membri siano regolarmente sostituiti, peraltro con la dovuta attenzione
al mantenimento dell'efficienza e della continuità del lavoro in
corso.
4.
Riunioni dei Gruppi di lavoro
4.1 Il Gruppo di lavoro terrà riunioni come
e quando il Presidente e i membri lo riterranno opportuno, comunque almeno
ogni due anni.
4.2 Il Presidente convocherà le riunioni del Gruppo di lavoro. L'avviso
di convocazione, che dovrà indicare il luogo, la data e l'ordine
del giorno provvisorio della riunione, sarà inviato ai membri con
un congruo anticipo e, ove possibile, almeno tre mesi prima della data prevista
della riunione.
4.3 Le spese di viaggio, alberghiere e simili, connesse alla partecipazione
alle riunioni, saranno a carico dei singoli membri.
4.4 Il Presidente può affidare ad uno o più membri del Gruppo
di lavoro il coordinamento della presentazione delle relazioni od informazioni,
da parte dei singoli membri, che saranno utilizzate nelle riunioni. Inoltre,
il Presidente può affidare ad uno o più membri l'elaborazione
di relazioni sulla base delle informazioni fornite e delle discussioni svolte
nel corso della riunione.
4.5 Il Presidente si adopererà affinchè i verbali dei lavori
della riunione siano registrati in un libro dei verbali. Tali verbali conterranno
informazioni circa la data ed il luogo della riunione, i nomi dei partecipanti
e del Presidente, l'ordine del giorno, i lavori e le delibere prese, oltre
al nome della persona chiamata a fungere da segretario della riunione. Copie
dei verbali e di tutte le relazioni presentate, come previsto al punto 4.4,
saranno sottoposte a tutti i membri del Gruppo di lavoro al più presto
possibile dopo la riunione.
4.6 Copie dei verbali e della documentazione scritta presentata, quali questionari,
rapporti nazionali ed altre informazioni, saranno inviate al Presidente
dell'AIDA.
4.7 Il Presidente del Gruppo di lavoro, su richiesta del Presidente dell'AIDA,
presenterà un rapporto scritto sui progressi compiuti dal Gruppo
nel periodo trascorso. Il Presidente dell'AIDA ed il Presidente del Gruppo
di lavoro possono concordare che tale rapporto sia fatto oralmente al Consiglio
di Presidenza durante una delle sue riunioni.
4.8 In occasione dei Con ressi mondiali dell'AIDA il Presidente del Gruppo
di lavoro farà preparare una relazione scritta contenente una illustrazione
delle finalità e della sostanza del lavoro compiuto dal Gruppo nel
tempo trascorso. Su richiesta del Consiglio di Presidenza, il Presidente
o uno dei membri del Gruppo di lavoro saranno inoltre obbligati a fare un
rapporto orale a ciascuna Assemblea Generale.
5. Riunioni pubbliche
5.1 Potranno partecipare alle riunioni ordinarie del Gruppo di lavoro soltanto
i membri o le persone da essi delegate, gli ospiti appositamente invitati,
il Consiglio di Presidenza dell'AIDA e la Segreteria Generale.
5.2 Il Presidente del Gruppo di lavoro può, su richiesta, permettere
ai membri delle Sezioni nazionali di partecipare alle riunioni.
5.3 Il Gruppo di lavoro può, comunque, decidere di tenere riunioni
pubbliche alle quali potranno partecipare persone diverse da quelle menzionate
ai punti 5.1 e 5.2 che precedono.
5.4 In occasione dei Congressi mondiali dell'AIDA ciascun Gruppo di lavoro
terrà almeno una riunione pubblica, alla quale avranno diritto di
partecipare tutti i delegati al Congresso. Inoltre, il Presidente del Gruppo
di lavoro può decidere che tutti i delegati in questione abbiano
diritto di intervenire nel dibattito. L'avviso di convocazione della suddetta
riunione sarà inviato ai membri del Gruppo di lavoro in conformità
al punto 4.2 che precede. Gli altri interessati riceveranno avviso della
riunione stessa unitamente al materiale distribuito con l'invito al Congresso.
6. Gruppi di lavoro subordinati
6.1 Qualora venga ritenuto opportuno, sia in vista della composizione geografica
del Gruppo di lavoro sia per l'argomento generale allo studio, il Gruppo
stesso può creare Gruppi di lavoro subordinati che saranno presieduti
da un Vice Presidente nominato dal Gruppo di lavoro stesso. Il Presidente
del Gruppo di lavoro informerà il Consiglio di Presidenza della formazione
di Gruppi di lavoro subordinati.
6.2 Il Gruppo di lavoro subordinato, su richiesta del Presidente del Gruppo
di lavoro, sottoporrà agli altri membri del Gruppo, almeno una volta
all'anno, un rapporto sui suoi lavori nel periodo trascorso.
6.3 Le riunioni dei Gruppi di lavoro subordinati saranno tenute in conformità
alle norme contenute al punto 4 che precede.
7. Finanziamento
7.1 Le spese connesse all'attività effettuata dal Gruppo di lavoro,
incluse quelle postali, per fotocopie, comunicazioni, riunioni, stampa di
relazioni od assistenza di segreteria, saranno a carico del Gruppo del lavoro
stesso.
7.2 Su richiesta, il Consiglio di Presidenza può deliberare di concedere
somme a copertura di specifici costi connessi all'attività effettuata
dal Gruppo di lavoro.
8. Competenze. Scioglimento del
Gruppo di lavoro
8.1 Su richiesta del Presidente del Gruppo di lavoro, il Consiglio di Presidenza
può modificare le competenze del Gruppo stesso.
8.2 Il Consiglio di Presidenza può sciogliere il Gruppo di lavoro
di sua iniziativa o su richiesta del Presidente del Gruppo. Allo scioglimento
di un qualsiasi Gruppo di lavoro, tutto il materiale da esso elaborato rimarrà
di proprietà dell'AIDA e sarà di conseguenza restituito al
Consiglio di Presidenza.
9. Variazioni delle norme
9.1 Le presenti norme relative ai Gruppi di lavoro, da considerarsi come
norme di base, possono essere modificate dal Consiglio di Presidenza in
qualsiasi momento senza preavviso.
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RULES
FOR THE WORKING PARTIES
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1.
Formation of Working Parties
1.1 AIDA's Presidential Council shall form Working Parties, as laid down
in Art. 3(e) of the By?Laws, for the purpose of carrying out research
in specific fields of insurance law and of related matters.
1.2 The Presidential Council shall determine the general subject in respect
of which the Working Party is to carry out its resarch.
1.3 The Presidential Council may, if it so decides, fix a time limit within
which the Working Party's research shall be completed. Such time limit
may be extended at the request of the Working Party.
2. Appointing the Chairmen of the Working
Parties
2.1 The Presidential Council shall initially appoint the Chairman of each
Working Party.
2.2 In the event that the Chairman wishes to resign his office, dies or
is otherwise prevented from performing his duties, or if the Presidential
Council wishes to remove the Chairman, the Presidential Council shall
appoint a new Chairman in consultation with the members of the Working
Party.
3. Members of the Working Parties
3.1 Each national Section of AIDA shall be entitled to nominate representatives
to each Working Party. If a national Section fails to nominate members,
the Working Party may, if desired, appoint members from the Section in
question in consultation with that Section. The number of representatives
frome each national Section shall not exceed three unless the Chairman
decides otherwise.
3.2 Persons with in-depth knowledge of the subject dealt with by the Working
Party shall be eligible for membership. Moreover, members should be persons
who are prepared to perform the duties which membership of a Working Party
ordinarily involves, including reporting to the Working Party on matters
of interest to it, completing questionnaires sent to the members of the
Working Party, and actively participating in meetings of the Working Party.
3.3 In addition to representatives of the national Sections (as provided
for in subclause 3.1 above), the Working Party may admit members who have
special insight into and interest in the work performed by the Working
Party.
3.4 The members of the Working Party shall remain in office until they
decide to resign, or they die or are otherwise prevented from performing
their duties, or until the national Section makes new appointments to
replace them. If a member resigns or is prevented from performing his
duties, a new member shall be appointed in accordance with the provisions
of subclause 3.1 above.
3.5 Where the research to be carried out by the Working Party is not subject
to a time limit (cf. subclause 1.3 above), the Working Party shall use
its best endeavours to ensure that members are regularly replaced, due
regard being paid however to maintaining the efficiency and continuity
of the work performed.
4. Meetings of the Working Parties
4.1 The Working Party shall hold meetings as and when deemed appropriate
by the Chairman and the members, but at least every second year.
4.2 The Chairman shall convene meetings of the Working Party. The convening
notice, which shall indicate the place, time and provisional agenda of
the meeting, shall be sent to members in good time and, if practicable,
at least three months before the scheduled meeting.
4.3 All travel, accomodation and similiar expenses connected with attending
the meetings shall be defrayed by the individual members.
4.4 The Chairman may appoint one or more members of the Working Party
to coordinate the submission of reports or information from the individual
members for use at meetings. Moreover, the Chairman may appoint one or
more members to prepare reports on the basis of the information submitted
and the discussions carried on at the meeting.
4.5 The Chairman shall cause minutes of the proceedings at meetings to
be recorded in a minute?book, which shall include information concerning
the time and place of the meeting, the names of the participants and the
chairman of the meeting, the agenda, the proceedings and the resolutions
passed, and the name of the person taking the minutes. A copy of the minutes
as well as any reports prepared, as mentioned in subclause 4.4, shall
be submitted to all members of the Working Party as soon as possible following
the meeting.
4.6 A copy of the minutes and of the written material prepared, such as
questionnaires, national reports, or other information shall be sent to
AIDA's President.
4.7 The Chairman of the Working Party shall, at the request of the President,
submit a written report on the Working Party's progress in the period
elapsed. If the President and the Chairman in question so agree, the progress
report may be made orally to the Presidential Council during one of its
meetings.
4.8 For use at AIDA's World Congresses, the Chairman of the Working Party
shall cause a written report to be prepared, containing a review of the
scope and substance of the work performed by the Working Party in the
period elapsed. At the request of the Presidential Council, the Chairman
or one of the members of the Working Party shall moreover be obliged to
make an oral report at each General Assembly meeting.
5. Public Meetings
5.1 Only members of the Working Party or their deputies, specially invited
guests and AIDA's Presidential Council or General Secretariat shall have
access to the ordinary meetings of the Working Party.
5.2 The Chairman may, upon request, allow members of the national Sections
to attend the meetings.
5.3 The Working Party may however decide to hold public meetings to which
persons other than those referred to in subclauses 5.1 and 5.2 shall have
access.
5.4 During AIDA's World Congresses, each Working Party shall hold at least
one public meeting which all delegates to the Congress shall be entitled
to attend. Moreover, the Chairman may decide that all such delegates shall
be entitled to take part in the debate. A notice convening such meeting
shall be sent to members of the Working Party as provided in subclause
4.2. Other interested parties shall be notified of the meeting in the
material circulated with the invitation to the Congress.
6. Subordinate Working Parties
6.1 Where considered expedient, either due to the geographical composition
of the Working Party or the general subject under review, the Working
Party may create subordinate Working Parties, which shall be presided
over by a Vice Chairman appointed by the Working Party. The Chairman of
the Working Party shall inform the Presidential Council of the formation
of any subordinate Working Party.
6.2 The subordinate Working Party shall, at the Chairman's request, and
at least once a year, submit a report on its progress in the period elapsed
to the other members of the Working Party.
6.3 Meetings of subordinate Working Parties shall be held in accordance
with the rules laid down in clause 4 above.
7. Financing
7.1 Expenses connected with the work performed by the Working Party, including
postage, photocopying, communications, meetings, printing reports, or
secretarial assistance, shall be defrayed by the Working Party.
7.2 Upon application, the Presidential Council may resolve to grant amounts
towards covering specific costs connected with the work performed by the
Working Party.
8. Terms of Reference. Dissolving the
Working Party
8.1 At the Chairman's instigation, the Presidential Council may change
the Working Party's terms of reference.
8.2 The Presidential Council may dissolve the Working Party on its own
initiaive or at the Chairman's request. On the dissolution of any Working
Party, all material prepared by it shall. remain AIDA's property and shall
consequently be returned to the Presidential Council.
9. Altering Rules
9.1 These present rules for Working Parties, which shall be considered
minimum requirements, may be altered by the Presidential Council at any
time without prior notice.
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